E-Rechnungen: Wer ist verpflichtet?

Was muss beachtet werden?

Die Digitalisierung schreitet voran – und auch im Bereich der Rechnungsstellung gibt es immer mehr Vorgaben zur elektronischen Abwicklung. Doch wer ist verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen? Welche Anforderungen müssen erfüllt sein? Hier erfährst du alles Wichtige rund um das Thema E-Rechnung.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Die Pflicht zur E-Rechnung ist für verschiedene Unternehmen und Branchen relevant. Besonders betroffen sind:

• Öffentliche Auftragnehmer & Lieferanten: Unternehmen, die mit öffentlichen Institutionen zusammenarbeiten, sind bereits in vielen Fällen zur E-Rechnung verpflichtet.
• Unternehmen ab 2025: Ab diesem Jahr wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung schrittweise auf viele Unternehmen ausgeweitet, abhängig von Umsatzgröße und steuerlichen Regelungen.
• EU-Vorgaben & nationale Gesetze: Deutschland setzt zunehmend die EU-Richtlinien um, die eine digitale Rechnungsstellung fördern.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Rechnung, da sie strukturierte Datenformate enthalten muss. Gültige Formate sind:

• XRechnung (Standard für öffentliche Auftraggeber)
• ZUGFeRD (Hybridformat, das sowohl maschinenlesbare als auch visuell darstellbare Daten enthält)

Wichtige Pflichtangaben:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und -nummer
• Leistungsbeschreibung und Betrag
• Bankverbindung
• Eindeutige Identifikationsnummer

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

• Zeit- und Kosteneinsparung: Durch den Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten wird die Abwicklung effizienter.
• Automatisierung & Fehlerreduktion: E-Rechnungen lassen sich automatisiert verarbeiten und reduzieren menschliche Fehler.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet eine umweltfreundlichere Geschäftsabwicklung.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch standardisierte digitale Prozesse werden Rechnungen schneller verarbeitet und bezahlt.

Wie kann man auf E-Rechnung umstellen?

1. Software-Lösung wählen: Unternehmen sollten eine Rechnungssoftware nutzen, die E-Rechnungen im richtigen Format erstellt.
2. Sich über gesetzliche Anforderungen informieren: Je nach Unternehmensgröße und Branche gelten unterschiedliche Vorschriften.
3. Mitarbeiter schulen: Mitarbeiter sollten über die Umstellung und den Umgang mit E-Rechnungen informiert sein.
4. Testphase durchführen: Vor der vollständigen Umstellung empfiehlt sich eine Testphase zur Identifizierung möglicher Probleme.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung der Geschäftswelt. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen und die passenden Maßnahmen ergreifen, um rechtzeitig umzustellen. Wer jetzt handelt, spart langfristig Kosten und vermeidet mögliche rechtliche Probleme.